Zorganizowanie dobrej konferencji, wymaga od organizatora odpowiedniej wiedzy i umiejętności organizacyjnych, bez czego trudno będzie dopracować wszystkie szczegóły tak, aby każdy z uczestników czuł się w pełni usatysfakcjonowany przebiegiem spotkania. Przede wszystkim jednak trzeba będzie starannie dobrać miejsce organizacji sympozjum, które zagwarantuje niezbędną infrastrukturę, bez której nie ma nawet co myśleć o prawidłowym przebiegu konferencji. Jest to na tyle istotny szczegół, iż właśnie od dobru miejsca należy rozpocząć wszystkie prace, wobec czego też, warto temu zagadnieniu poświęcić więcej uwagi.
Dobór lokalizacji na konferencję.
Jak już wspomnieliśmy, kwestią kluczową będzie prawidłowy wybór lokalizacji w której odbędzie się konferencja, bowiem powinna ona spełniać kilka kluczowych warunków. Przede wszystkim, musimy mieć do dyspozycji hotel, mogący pomieścić wszystkich uczestników konferencji, z możliwością ich pełnego wyżywienia (choć ten aspekt można zrealizować w pobliskiej restauracji). Zdecydowanie najważniejszą kwestią będzie tutaj dostęp do odpowiednich sal konferencyjnych, w których prowadzone będą wykłady. Najlepiej jeśli będą od razu w pełni wyposażone w niezbędny sprzęt audiowizualny, który ułatwi prowadzenie sympozjum. Obecnie możemy znaleźć stosunkowo sporo hoteli w górach, które będą dysponować własnymi salami konferencyjnymi, co znacznie ułatwia sprawę. Dlatego też, organizacja konferencji w hotelu w Beskidach może się okazać o wiele prostsza, bowiem wszystko co najbardziej niezbędne będziemy mieć pod ręką. Zarówno możliwość zorganizowania noclegów dla wszystkich uczestników, jak i ich wyżywienia oraz samego organizowania konferencji bezpośrednio na miejscu. Nie będzie tutaj konieczności marnowania czasu na niepotrzebne przemieszczanie się pomiędzy hotelem, restauracją czy też salą konferencyjną, co w tym przypadku pozwoli jeszcze lepiej rozplanować czas trwania imprezy, oraz godziny poszczególnych wykładów.
Atrakcje pomiędzy wykładami.
Warto tutaj także zadbać o to, aby uczestnicy konferencji mogli znaleźć odpowiednie rozrywki w czasie wolnym pomiędzy poszczególnymi wykładami w czasie wolnym. To bardzo ważne, bowiem każdy z nich chciałby zrobić także coś ciekawego wieczorem, poza spędzaniem czasu w pokoju hotelowym. Warto tutaj więc zaplanować wszystko tak, aby możliwe było dodatkowe zorganizowanie na przykład wyjścia w góry, czy też wyjazdu rowerowego po okolicznych szlakach górskich, co z całą pewnością podniesie ostateczną ocenę sympozjum w oczach jego uczestników. Generalnie rzecz więc biorąc, warto przyłożyć się do zorganizowania pewnych dodatkowych atrakcji podczas konferencji, gdyż dzięki temu uczestnicy lepiej spędzą czas, wolny, co też przełoży się na ich większą aktywność oraz lepszy poziom efektywności samych wykładów, co w przypadku pewnego poziomu będzie kwestią wręcz kluczową.
